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忘年会で幹事に初めてなってしまった時の重要なポイント

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忘年会の幹事をナメてはいけません。

 

1年の締めくくりとなる忘年会、これを成功させるか失敗に終わるかで、あなたの評価は180度違ったものとなるでしょう。

 

では、初めて幹事になってしまったあなたのために、忘年会の幹事が押さえておかなければならない重要ポイントをお伝えします。

 

事前準備の重要ポイント

 

忘年会は事前準備を万全にしておきましょう!

 

1.店選び

 

忘年会の幹事にとって悩みのタネとなるのは,何といっても店選び。人数が多ければ多いほど、全員が満足できるお店を選ぶのは一苦労ですよね。お店と言っても値段や会社からの距離で、ある程度は絞れてきます。

 

会社での忘年会なら、1人予算3000円~5000円といったところでしょうか。先輩幹事の意見などを参考に、過去の例を調べて、同じくらいの予算にしておくことがベストです。また、仕事の都合で遅れてしまう人が出ることも考えられますので、会社からなるべく近い店にした方が良いでしょう。

 

徒歩圏内なら言うことはありませんが、電車で一駅、タクシーでワンメーターなど、遅れてもすぐに駆けつけられる距離のお店を選びましょう。

 

料理については、いろいろな料理が出てくる居酒屋スタイルのお店なら、好みの偏りがなく無難です。逆に鍋料理など、一品のボリュームが大きい料理は、メインの具材にアレルギーなど持っている人がいないか調査が必要になります。

 

あまり人数が多くなければ、いくつかピックアップしてアンケートを取るのも良いでしょう。その際に、アレルギーのことも確認できますから一石二鳥です。

 

基本は多数決で良いですが、上司や古株社員など、VIPの意見を尊重することも忘れずに!

 

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2.日程調整

 

日程の調整は、まず上司の予定を聞き、次に先輩社員、最後に同僚や部下という順番で確認します。

 

忘年会には、上司がいなくては話になりません。

 

また、上司が出席するなら部下も出席しないわけにはいきませんから、この順番を守ることは大事です。

 

3.告知

 

忘年会の告知については、全員に告知できたことを確認することが肝心です。そのために、一番確実な方法は、文書を作成して直接手渡しすること。

 

朝礼の場などを利用して、配布するのでもかまいません。全員の手に、必ず行き渡るようにすることが重要です。

 

本人がいないのに、机に置いておくなどした場合、ほかの書類に紛れて気付かなかったといった事態も起こりえるので、この点は注意するようにしましょう。

 

文書でなくメールやLINEを使って告知するのでもかまいませんが、読んだことを確認することは忘れずに!

 

了解したことを返事してくれるよう、告知の中にメッセージを入れておきましょう。

 

なお、内容についてですが、店の情報(名前、住所、電話番号)と地図、日時、幹事の連絡先を明記しましょう。

 

4.キャンセル対応

 

忘年会の幹事で意外と苦労するのが、キャンセル対応です。

 

人にはそれぞれ事情がありますから、参加するはずだった人が突然キャンセルすることもあり得ます。その場になって慌てないように、事前にお店に確認し、キャンセル期限を参加者にも伝えておきましょう。

 

期限を過ぎてのキャンセルとなった場合は、会費を回収する旨もきちんと通達しておきます。後に嫌な思いを残すことのないように、必要なことは前もって知らせておくことが重要です。

 

5.会費の回収

 

会費の回収は当日行う場合もありますが、事前に回収しておいた方がベターです。

 

当日集金すると時間がかかり、会が滞ってしまう可能性がありますし、キャンセルが出た場合、事前に通達していても回収に行くのが億劫ですよね。

 

会費は前もって多めに集めておき、予算が余った場合は二次会に回すか、後日精算して返金しましょう。

 

【当日の進行の重要ポイント】

 

忘年会では、幹事が司会進行も担当することがほとんどでしょう。

 

もし別の人に依頼する場合は、事前によく打ち合わせをしておくことが必要です。

 

1.開会

 

忘年会の始まりは、司会者挨拶→上司からの挨拶→乾杯という流れが通例です。

 

参加者は早く飲みたくてうずうずしていますから、挨拶はなるべく簡潔に。上司の方にもあまり長くなりすぎないよう、事前にお願いする際に目安の時間を伝えておくと良いでしょう。

 

挨拶が終わったら、挨拶してくれた人へのお礼を述べて、乾杯の音頭を取ってくれる人を紹介します。スムーズな流れになるよう、挨拶同様、乾杯の音頭についても事前にお願いをしておきましょう。

 

2.余興

 

忘年会には余興がつきもの。

 

乾杯のあと、30分ほど歓談の時間を取り、余興をスタートさせます。この間、余興の準備もあるので、幹事は本当に大忙しですが頑張りましょう!

 

余興は、みんなで楽しめるゲームやカラオケを用意しましょう。カラオケについては、歌ってくれる人を何人か確保しておきます。

 

時間が余ってしまった時に困らないように、少し多めに確保して、予備の人には「カラオケふるかもしれないから、その時はよろしくね」と、お願いしておきましょう。

 

カラオケ以外にも、一発芸や楽器の演奏など、何かやってくれそうな人には打診しておき、会を盛り上げてもらいましょう。

 

余興は楽しむためのものですから、内容はくだらなくても良いのです。特に、その年にはやったギャグや流行語を取り入れた芸ならみんなで盛り上がれるので、どんどん取り入れていきましょう。

 

また、予算が取れるようなら、ビンゴゲームもおすすめです。全員が参加できますし、景品がもらえるのでみんなのテンションも上がります。ビンゴゲームは時間を取るので、余興が少なめの時や、人数が多い忘年会で取り入れると良いでしょう。

 

3.閉会

 

閉会も開会と同様、簡潔に挨拶して締めましょう。

 

司会が手短に挨拶し、上司の方に手打ちで締めてもらうと、簡潔になりますね。

 

また、二次会について挨拶の際にお知らせしておくと、その後の流れがスムーズになります。

 

4.二次会

 

二次会のお店は、参加人数が読めないので予約が難しいところです。近くのお店を何軒かピックアップし、電話番号を控えておきましょう。

 

店に行ってから入れないということになると、大勢を引き連れて歩きまわる状況になり、不満も出ます。

 

人数が決まり次第、その場で予約の電話を入れておけば安心です。

 

いかがでしたか?

 

初めて忘年会の幹事になってしまったあなた、この記事を参考に、頑張って幹事を務め上げてくださいね!

 

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